Sachbearbeiter Abteilungsassistenz (m/w/d) Teilzeit

Die Stelle ist in Teilzeit mit ca. 20 Wochenstunden zu besetzen.

Ihre Kernaufgaben

• Auftragsbearbeitung im SAP-System: Sie legen Meldungen und Arbeitsaufträge an, überwachen die Arbeitsaufträge gemäß den jeweiligen Auftragsarten und stimmen sich zur Arbeitseinteilung mit den zuständigen Fachbereichsmitarbeitenden ab. Zudem führen Sie Auftragsrückmeldungen durch, erstellen Bestellanforderungen (BANFen) und Abrufe aus Rahmenverträgen für die Beauftragung der externen Dienstleister. Nach Abschluss der Leistungen übernehmen Sie die Leistungseingangs- und Rechnungsbearbeitung
• Dokumentenmanagement: Sie archivieren verschiedene Auftragsdokumente (z. B. Leistungsnachweise, Prüfprotokolle) im ELO-Ablagesystem
• Bearbeitung interner Servicemeldungen: Sie erfassen und bearbeiten eingehende interne Meldungen, sowie die Pflege des Ticketsystems
• Kommunikation mit externen Dienstleistern: Sie übernehmen die Korrespondenz, z. B. zur Angebotseinholung, zum Versand von Auftragsbestellungen, zur Terminabstimmung sowie zur Anforderung fehlender Unterlagen
• Allgemeine administrative Aufgaben: Sie führen Projektunterlagen, leiten Krankmeldungen weiter und überwachen Arbeitssicherheitsnachweise
• Sonderaufgaben: Nach Anweisung der Fachbereichsleitung führen Sie fachbereichs- oder projektbezogene Sonderaufgaben aus

Das bringen Sie mit

• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sie bringen fließende Deutschkenntnisse sowie eine sehr hohe IT-Systemaffinität (MS Office, SAP und ELO) mit
• Sie agieren sicher in einem technisch ausgerichteten Arbeitsumfeld
• Sie verfügen über ein ausgeprägtes Organisationstalent und arbeiten lösungsorientiert
• Sorgfalt, Zuverlässigkeit und gutes Zeitmanagement bestimmen Ihre Arbeitsweise
• Ihre Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und serviceorientierte Haltung zeichnen Sie aus und machen Sie zu einer geschätzten Ansprechperson

Das dürfen Sie erwarten

• Unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem zukunftsorientierten Arbeitsumfeld mit spannenden Projekten
• Attraktive Vergütung und umfangreiche betriebliche Sozialleistungen
• Gute Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle und mobiles Arbeiten (Homeoffice) sowie ein Wahlmodell mit bis zu 42 Tagen Urlaub
• Kostenlose Mobilität in unserer AKN für Sie und Ihre Kinder, ein stark vergünstigtes HVV-ProfiTicket sowie Bike Leasing
• Vergünstigter Zugang zu deutschlandweiten Fitness- und Wellnesseinrichtungen über den EGYM Wellpass
• Individuelle Unterstützung in allen Lebenslagen durch ein professionelles Employee Assistance Program (EAP) 
• Regelmäßige in- und externe Schulungsmöglichkeiten
• Viel Gestaltungsspielraum in einem familienfreundlichen Unternehmen mit flachen Hierarchien
• Kollegiales Betriebsklima in einem gemischten Team aus langen Betriebszugehörigkeiten und frischen Talenten